ホテルのフロントシステムをPMSで効率化！導入費用のお見積もりは株式会社アイックプランまで

フロント業務システムを導入する際は、提出される見積もりの内容や担当者の対応をしっかり確認することが大切です。ここでは、システム導入に関する見積もりで確認しておきたいポイントを解説します。

詳細な見積もり内容が記載されているか

まずは、見積もりの内訳が詳細に記載されているか確認します。トータル金額のみを記載している見積もりは、詳細がわかりづらく、何にどのくらいの費用がかかるのか不明確である場合が多いです。

例えば、「□□一式」と記載されている場合「一式」に何が含まれているのかわかりません。想定外のものが含まれているために費用が高くなっている可能性もあります。

不当な費用が含まれていないか確認するためにも、曖昧な項目があったら詳細を聞いておくと安心です。不明確なところがあれば「なぜ、この項目にこの費用がかかるのか」と聞き、誠実に対応してくれる会社であるか見極める必要があります。

前提の条件が明確になっているか

システム導入において、前提とする条件に不一致があると、見積もりに記載されている金額の正確性も下がります。打ち合わせ時に決めておいた条件を明確化し、認識に不一致がないか確認するようにしてください。

リスクを想定しているか

万が一のトラブルが起きたときに、対処するための項目が含まれていることも重要なポイントです。システム導入では想定外のトラブルが起きる可能性も否定できないため、リスクへの安全管理を行う必要があります。トラブルにもしっかり対応できる状態が整っていれば、安心して導入を任せることが可能です。

わかりやすい説明があるか

システム導入では専門的な言葉や最新技術に関する話が多く、慣れていないと見積もりに関する話についていけない場合があります。そうならないよう、システム導入に不慣れな人でもわかりやすく説明できるかは大切です。見積もりや導入内容をわかりやすく説明できる担当者であれば、導入予定のシステムが自社にとって本当に有益なものであるのか判断しやすくなります。

一方で、担当者の説明がわかりづらく、内容がうまく理解できない場合はメリットの判断があやふやになり、よく理解できないままに契約を結んでしまうリスクがあります。納得のいく形で契約ができるように、担当者の説明の仕方にも注目してみてください。

きめ細やかな対応か

営業担当者はもちろんのこと、実際にシステム導入に携わる担当者もきめ細やかな対応ができる会社であれば、信頼できるでしょう。システム導入が完了するまでには、様々な場面で担当者とやり取りをすることも多くなるため、信頼関係の構築は欠かせません。担当者がきちんと対応できる体制が整っているなら、長期にわたって付き合いを続けられるようになります。

＞＞株式会社アイックプランのフロントシステム500シリーズ 導入までの流れ

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旅館・ホテルのフロント業務システム導入の見積もりをチェックするときは、いくつかのポイントを踏まえておくことが大切です。

まず、見積もりに記載されている内容に具体性があるか確認してください。曖昧な項目があると何にどのくらいの費用がかかるのか不明確になるため、事前に詳細な内容を聞いておくと安心です。

前提としている条件がきちんと満たされているか、万が一のリスクも想定して見積もりが組まれているのか、といったことも重要なポイントです。また、見積もりの内容とともに担当者の対応も見て、信頼関係を築けるか確認してみてください。システムに慣れていない人でもわかりやすく説明し、きめ細やかな対応ができる会社であれば安心して依頼できます。

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