中小規模の旅館・ホテル宿泊管理ソフト - 旅館ホテルフロントシステム（PMS）

旅館や宿泊施設のフロント業務は多く、人材不足によるスタッフへの負担が大きなものです。システムを導入することで、フロント業務の効率化が可能です。

しかし、ただシステムを導入すればいいわけではありません。業務効率化につながるシステムは、うまく活用することで初めて効果を得られるものです。ここでは、具体的に得られるメリットやシステムについてご紹介します。

主な旅館のフロント業務とは

旅館で日々行っているフロント業務は一般的に以下のような内容です。

• 宿泊予約受付、管理業務
• 当日のチェックイン、チェックアウト対応
• 電話対応
• 会計業務

来館されたお客様を出迎え、接客や受付対応、お客様からのお問い合わせやタクシーの手配、会計業務も行います。ほかの部署のヘルプに入ることもあり、旅館において中心的な存在といえるでしょう。正確な作業と、細やかな気づかいが求められる部署です。

主な仕事は接客対応のため、業務をシステム化すれば台帳や用紙の記入を省くことができ、効率よく接客に集中できます。

システム導入によるメリットとは

フロント業務システムでは様々なフロント業務を効率化することが可能です。

• 宿泊予約者や顧客管理の効率化
• 作業の効率化
• 最小人数で運営が可能になる

宿泊予約者や顧客管理はシステムを導入することで外部の予約サイトデータを自動的に読み込めます。正確な予約状況を把握でき、お客様の食事の好みやアレルギーの有無をデータ上で管理可能です。手作業で行っていた時間をカットできます。

チェックイン・チェックアウト時の台帳や用紙に記入する作業を省き、領収書の発行も簡単に行えるため、お客様をお待たせする時間も減らせます。業務が効率化すると最小人数でフロント業務を行うことができ、ほかの部署に力を入れることができるのです。

システムを導入する流れ

システムを導入するには、ある程度の流れがあります。ある日いきなり導入しても、スタッフが活用できなければ意味がありません。システムをうまく導入するための流れについてご紹介します。システム導入を検討中の方はぜひ、参考にしてください。

1）システム導入の事前準備・決定

初めに現状の課題を整理しましょう。システムも様々ありますので、どのシステムが旅館にとって必要なのか、よりよい旅館のサービスや顧客満足度を上げるために活用できるのかよく考えてみてください。その後必要なシステムを決定します。

2）情報収集と要望をとりまとめ決定

システムと販売会社の情報収集を行います。

• 操作性
• 保守性
• 移行性

機能以外のサポートなどについても情報を得ておくのがおすすめです。その後、自社にあったシステムと販売会社を決定します。導入スケジュールを作成し、打ち合わせを行ってください。

3）システムのリリースと運用

試運転の結果、問題が見つからなければ実業務への導入へ進みます。導入によりスタッフの混乱が起こらないように「段階的な導入」を行い、かつ「繁忙期」は避けたほうがよいでしょう。実際に運用した結果、期待どおりの効果が出ない場合もあります。その際は原因を探し、都度改善することで自社に合ったシステムに調整していきましょう。

4）システム定着に向けたサポート

新しく導入したシステムを社内に定着させるには、丁寧な研修を実施してわかりやすくマニュアル化を進める必要があります。費用をかけて導入したシステムも、活用できなければ意味がありません。

5）運用後に受けられるサポートの活用

実務でシステムを運用していると、トラブルが生じることもあります。そのときに販売会社がどこまでサポートしてくれるのか、日曜日や祝日などのサポートも可能なのか事前に確認しておいてください。

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関連情報：旅館のフロント業務とは？効率化のためにシステム導入がおすすめ 開発会社に相談を

旅館のフロント業務は様々な作業が多いため、システム導入による効率化が必要です。旅館を訪れる宿泊者は、ほかでは得られないおもてなしのサービスを求めています。しかし、フロント業務が滞ってしまうとお客様を無駄に待たせてしまうため、満足度が下がる結果となってしまいかねません。上質なサービスを提供するためにも、システム導入は重要なポイントだといえます。

システムも、ただ導入すればいいというわけではなく、活用できなければ意味がありません。いきなり導入すれば現場に混乱が起き、お客様に迷惑をかけてしまう可能性があります。無駄な時間を省くためにも、流れに沿ったシステムの導入が大切です。

どの販売会社からシステムを購入するか、どこまでサポートを行ってくれるか事前に詳しく確認しておいてください。

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